ファイリングシステム『Filing System』

ファイリングシステムの導入例

ファイル管理システムを導入する動機は千差万別であるかと思われますが、お客様が何かしらの問題を抱えているという点は、何ら変わりはありません。そこで、当社ではお客様一人ひとりの業務内容を理解することで、個々の問題を共に解決してゆくことを、基本的なスタンスとしております。システムの導入シーンにおけるネットワーク環境の構築、または運用・保守シーンにおけるストレージ環境の構築等、ハード面に関してもご相談ください。以下、僅かではありますが、実際の導入例を紹介します。

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パソコンの中で写真がバラバラに

工事現場で撮影した写真など、パソコンに保存してはいるがバラバラの状態でした。そこで各種フォルダに分類し整理を試みたが、今度は管理作業が煩雑になってしまった。工事経過を追うような写真には似たような絵をしているものが多く、画像が入れ替わってしまうなどちょっとしたトラブルで次回の参照が困難となることも。
FSでは画像を格納するフォルダへ、または画像へ付加情報を登録することが可能です。この機能により、管理業務を容易にします。また画像の順序を工事経過の順に並び替え、保存しておくことが可能です。

各種文書を物件ごとにまとめたい

文書作成ソフトで各種文書を保存、フォルダにて文書管理しているのだが、フォルダを間違えて保存してしまったり、新しい文書を過去の文書へ上書きしまうことがある。未完了のままである物件に気が付かずそのまま放置してしまったことも。苦労して登録したデータを上手く活用できていないと感じる。
FSでは、日々の取引にて発生する各種文書を物件ごとに一括管理することが可能です。またそれらの物件フォルダに受注日、得意先名、担当者名、進捗状況などの情報を付加させることで管理業務を補助します。

過去の書類をすばやく検索したい

特定の得意先との取引履歴を確認したい、誰が今どのような物件を担当しているのかを調べたい、過去に納品した物品の単価を知りたい。そんな時には、FSの検索機能が役立ちます。検索対象となるフォルダを指示し、条件を指定することで簡単に検索が行えます。また、検索により得られた文書の一覧を、作成年月日、担当者、得意先ごとに並べ替えることで、必要な文書をより素早く判別することが可能です。

営業資料などをリアルタイムに共有したい

情報を一箇所に集め一元管理を行うわけですが、それらの情報を有効活用するために、各自クライアントからアクセス可能な環境を構築し、常時、最新の情報を共有しておきたいものです。ファイル管理システムの導入時には、ネットワーク環境の構築に関してもご相談ください。

機器の故障や災害からデータを保護したい

文書の電子化と登録作業を終え、ようやくデータ活用にも慣れ管理業務が軌道に乗りはじめた。そのような時に、突然、ハードディスクが壊れてしまった、災害に遭い全てのデータを失ってしまった、ウイルスに感染してしまったというのでは管理システムを導入した意味がありません。それどころか、企業存続の危機に立たされることにすらなりかねません。管理システムの導入時にはデータ保護に関してもを考えねばなりません。外付ストレージなどハード面に関してもご相談ください。